Vergütungssystem rechtssicher gestalten — Compliance-Leitfaden
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) verlangt ab Juni 2026, dass Vergütungssysteme auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien basieren (Art. 4 Abs. 4). Arbeitgeber müssen Vergleichsgruppen bilden, Entgeltkriterien dokumentieren und auf Anfrage offenlegen. APOS Legal Heidelberg unterstützt Sie bei der rechtskonformen Umstellung.
Warum Ihr Vergütungssystem jetzt auf dem Prüfstand steht
Ab dem 7. Juni 2026 haben alle Beschäftigten in Unternehmen ab 50 Mitarbeitern das Recht, Auskunft über die Entgeltkriterien und das Mediangehalt ihrer Vergleichsgruppe zu verlangen (Art. 7 EU-RL 2023/970). Können Sie diese Kriterien nicht nachvollziehbar darlegen, tritt die Beweislastumkehr ein (Art. 18): Sie müssen beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.
Unternehmen ab 250 Mitarbeitern müssen zusätzlich ab 2027 jährlich über den Gender Pay Gap berichten (Art. 9). Liegt der bereinigte GPG in einer Vergütungskategorie über 5%, ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit dem Betriebsrat verpflichtend (Art. 10). Wer diese Pflichten nicht erfüllt, riskiert Bußgelder nach Art. 23 und Schadensersatzansprüche nach Art. 21.
In 5 Schritten zum rechtskonformen Vergütungssystem
Bestandsaufnahme der Entgeltstruktur
Analyse aller Gehaltsbestandteile: Grundgehalt, variable Vergütung, Zulagen, Sachbezüge, betriebliche Altersvorsorge. Identifikation aller Entgeltfaktoren und ihrer Gewichtung.
Vergleichsgruppen bilden
Zuordnung aller Positionen zu Vergleichsgruppen auf Basis von Tätigkeitsinhalt, Qualifikation, Verantwortung und Arbeitsbedingungen (Art. 4 Abs. 4 EU-RL).
Objektive Kriterien definieren
Festlegung geschlechtsneutraler Bewertungskriterien für jede Vergleichsgruppe. Ausschluss mittelbarer Diskriminierung — etwa durch übermäßige Gewichtung von Betriebszugehörigkeit oder Vollzeitpräsenz.
Gender Pay Gap berechnen
Berechnung des bereinigten GPG innerhalb jeder Vergleichsgruppe. Bei Abweichungen über 5%: Ursachenanalyse und Maßnahmenplan gemäß Art. 10 EU-RL.
Dokumentation und Compliance
Lückenlose Dokumentation aller Kriterien, Vergleichsgruppen und Entscheidungsgrundlagen. Vorbereitung auf Auskunftsanfragen (Art. 7) und Berichtspflichten (Art. 9).
Zulässige vs. problematische Entgeltkriterien
| Zulässig (Art. 4 Abs. 4 EU-RL) | Problematisch / riskant |
|---|---|
| Fachliche Kompetenzen & Qualifikation | Verhandlungsgeschick als alleiniger Faktor |
| Belastung & Arbeitsbedingungen | Vollzeitpräsenz ohne sachlichen Grund |
| Verantwortungsumfang | Persönliche Beziehung zum Vorgesetzten |
| Berufserfahrung (tätigkeitsbezogen) | Unbegrenzte Anrechnung von Betriebszugehörigkeit |
| Arbeitsmarktlage (dokumentiert) | Pauschalgehälter ohne transparente Herleitung |
Vergleichsgruppen korrekt bilden
Die EU-Richtlinie definiert gleiche oder gleichwertige Arbeit über vier Dimensionen: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen (Art. 4 Abs. 4). Vergleichsgruppen müssen diese Dimensionen abbilden — nicht Jobtitel oder Hierarchiestufen.
Praxisbeispiel: Eine Sachbearbeiterin in der Buchhaltung und ein Sachbearbeiter in der Logistik können dieselbe Vergleichsgruppe bilden, wenn Anforderungsprofil, Verantwortungsumfang und Arbeitsbedingungen vergleichbar sind — auch wenn die Jobtitel unterschiedlich lauten.
Der Vergleich ist nicht auf das eigene Unternehmen beschränkt: Art. 19 Abs. 1 EU-RL erlaubt auch einen hypothetischen Vergleich, wenn keine geeignete Vergleichsperson im Betrieb existiert.
Dokumentation — was genau Sie vorhalten müssen
Vollständige Liste aller Entgeltbestandteile (Grundgehalt, Boni, Zulagen, Sachbezüge, bAV)
Definition und Gewichtung jedes Bewertungskriteriums
Zuordnung jeder Position zu einer Vergleichsgruppe mit Begründung
Mediangehalt je Vergleichsgruppe, aufgeschlüsselt nach Geschlecht
Protokolle der Gehaltsentscheidungen bei Einstellung und Beförderung
Nachweis der regelmäßigen Überprüfung (mindestens alle 3 Jahre)
Häufige Fragen zum rechtssicheren Vergütungssystem
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Was passiert danach?
Nach Ihrer Anfrage prüfen wir die Details und melden uns mit einer Ersteinschätzung — welche Rechte Sie haben, welche Pflichten gelten und welche nächsten Schritte sinnvoll sind.
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Antwortzeit: Wir melden uns in der Regel innerhalb von 48 Stunden an Werktagen. Falls Sie laufende Fristen haben, erwähnen Sie dies — wir priorisieren dringende Angelegenheiten.
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